Нередко при ведении деятельности в организации требуется предоставить заверенную копию документа. Заверенная документация может потребоваться где угодно: при участии в тендере, при предоставлении документации контрагентам, даже при выдаче работнику копии трудовой книги. Как верно заверить копию документа разберем в данной нам статье.
Для чего же нужна заверенная копия документа?
Неважно какая фирма сталкивает с тем, что необходимо предоставить контрагенту либо выслать налоговой либо остальным инстанциям копию документации. Наиболее того, для неких инстанций требуется копия, которая заверена особенным образом.
В современных нормативных актах термин, как «копия» не отыскать. Но в ГОСТе Р 51141-98 лещадь данной нам трактовкой понимается документ, который содержит всю информацию с оригинала и повторяет его снаружи.
К огорчению, в небольшом отличии от подлинника, заверенная ксеро- либо фотокопия не смогут иметь подабающей юридической силы. Для того чтоб копия стала фактически полноправным документом на нем необходимо проставить нужные реквизиты.
Заверенная копия может пригодиться в последующих вариантах:
- для предоставления документации в муниципальные учреждения;
- для предоставления документации работнику (к примеру, трудовая книга);
- для предоставления документации контрагентам (к примеру, контракт);
- для того чтоб принять роль в тендере (обычно в тендерную комиссию направляется пакет документации).
Естественно, это далековато не полный список того, в своё время для вас может потребоваться проставить реквизиты на документации.
Зависимо от варианта различают обыденное и нотариальное заверение. Так, чтоб выдать работнику копию трудовой книги довольно обыденного, но, при роль в тендере нередко требуется нотариальное заверение документации. При заверении у нотариуса организация должна заплатить пошлину, также подождать некое время пока нотариус совершить данную функцию. Если же того не просит закон либо определенный контрагент организации, то бумага быть может заверена прямо в компании, проставлением нужных реквизитов на ней.
Как верно заверить копию документа в организации?
Организация вправе без помощи других проставить нужные реквизиты лишь на те бумаги, которые принадлежат ей (договоры, письма и т. д.), также ту документацию, оригиналы которой хранятся конкретно в организации (к примеру, трудовые книги работников).
Для того чтоб проставить реквизиты в организации на бумаге нужно указать:
- Надпись, подтверждающая, что на документации проставлены соответствующие реквизиты. Обычно, такую надпись можно поставить от руки, но, в неких организациях есть особый штамп на такие случаи.
- Должность лица. Проставляет реквизиты или директор, или основной бухгалтер. Также возможность заверения бумаг быть может предоставлена денежному директору. Но, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать хоть какому работнику: для этого будет нужно выпустить лишь соответственный приказ либо доверенность.
- Подпись должностного лица и её расшифровка.
- Печать компании.
- Дата заверения. Дата указывается для того, чтоб проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник с течением времени может перетерпеть конфигурации.
Ежели вы проставляете реквизиты на информацию, которая размещена не на одном листе, что на нескольких, то поначалу документацию необходимо прошить. Прошить документацию можно как при помощи дырокола и нитей, так и при помощи разных станков.
Далее того как документация прошита необходимо проставить сквозную нумерацию (обычно номера страничек ставятся или понизу в центре, или в правом углу).
Нити на крайней страничке необходимо скрепить особым стикером, на котором указывается что документ прошит и пронумерован. При скреплении нитей удостоверьтесь, что их кончики выглядывают весьпод стикера. Стикер крепится на бумагу обыденным клеем.
Далее того как вы наклеили стикер, сделайте деяния жуть проставлению нужных для заверения реквизитов. Обычно, подписи и надписи типа «Копия верна» ставятся около стикера, печать же организации непременно обязана входить на него.
Оформление документов у нотариуса
Для того чтоб проставить реквизиты на бумаге нотариальным методом необходимо отыскать нотариальную контору, которых в любом большом городке на данный момент много. С собой для вас нужно будет взять бумагу, паспорт, также средства для оплаты пошлины (для всякого типа бумаги размер пошлины собственный).
Заверение у нотариуса
Проставят реквизиты на бумагу у нотариуса для вас не сходу. Обычно, в нотариальных конторах длинноватые очереди, наиболее того, далее того, как вы передадите сотруднику конторы бумаги, для вас необходимо будет подождать некое время пока над документом совершат все нужные сверяющие и фиксирующие деяния.
У всякого нотариуса существует реестр, в каком он ведет учет всех заверенных у него документов. При получении от вас потребуют расписаться в реестре. Копия, заверенная нотариусом, {не имеет} срока деяния.
Естественно, далековато {не все} документы могут являться заверены нотариально. Так, не допускаются исправления, включая поправки, внесенные карандашом либо ручкой. Текст, также остальные составляющие части, должны быть точные и просто читаемые.
Ежели вы идете проставлять нужные реквизиты к нотариусе не на один лист, что нанесколько, то вы должны за ранее скрепить листы, также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации.
Нотариус не имеет возможности заверить любые мед бумаги, договоры, документацию, имеющую надпись «Секретно» и бумаги, с которых запрещается снимать копии.
Как заверить электрические документы?
Для того чтоб заверить электрическую версию документации пригодится электрическая подпись. Получить ключ электрической подписи можно в одном изо удостоверяющих центров. Будьте максимально внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и очень точными. Одно неправильное слово и ключ {не будет} действителен.
Документ в электрическом виде, заверенный электрической подписью, равносилен картонной заверенной копии. Заверить электрическим методом можно любые бухгалтерские и юридические бумаги (к примеру, договоры, счета-фактуры, затратные и проч.).
Заверение электрической подписи
Недозволено электронно заверять документы, относящиеся к бумагам серьезной отчетности. По сути бумажные документы – это пережиток прошедшего. Сейчас существует такое понятие, как электрический документооборот, при котором контрагенты смогут обмениваться лишь электрическими версиями нужных бумаг, вполне исключив картонный обмен. Даже если же налоговая попросит предоставить счета-фактуры и акты для отчетности, вы постоянно можете навести им их электрические версии, заверенные ЭП.
Даже контракт благодаря существованию такового инструмента как ЭЦП быть может представлен и подписан лишь в электрическом виде. Естественно, до этого чем обмениваться лишь электрическими версиями документации, контрагенты должны заключить некоторое соглашение о таковой индивидуальности их делового общения.
Как смотрится счет фактура, для чего же она нужна и как оформлять? Читайте в нашем материале.
Которые конфигурации были в налоговом вычете в 2016 году? Читайте тут.
Здесь вы отыщите эталон трудового договорёна и правила его составления.
Заверение зарубежной документации для отправки в забугорные страны
Вся русская документации вначале имеет юридическую силу лишь на местности нашей страны. Для того чтоб придать документации силу на местности иной страны, необходимо документ легализовать.
Поначалу для вас необходимо будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса. Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на подходящий язык.
Далее документ следует навести в Министерство юстиций для удостоверения подлинности реквизитов. Потом документ проходит функцию в Министерстве зарубежных дел, где на нем ставится соответственная печать. Лишь сейчас бумага готова к отправке в инную страну. Наиболее обычным вариантом легализации бумаги является апостилирование.
Апостиль – это штамп, на котором находится заглавие страны, данные должностого лица, заглавие организации и остальные нужные для легализации реквизиты. Наиболее того, у всякого апостиля есть собственный номер, который также будет указан в штампе. Почаще всего апостиль ставиться или на британском, или на французском языке. Апостиль ставиться или на самой бумаге, или к ней прикрепляется отдельный лист со штампом. Апостиль можно поставить в Министерстве юстиций.